3 coisas que os escritórios de contabilidade brasileiros podem ensinar aos dos EUA

Você sabe como está o mercado contábil nos Estados Unidos? Ele vem refletindo as dificuldades enfrentadas pelos pequenos empresários, diante da necessidade de conhecimento técnico e de gestão de investimentos em tecnologia na contabilidade. A pesquisa realizada pela AICPA (Associação Americana de Contadores Públicos), mostra como empresas contábeis americanas estão preocupadas com seus custos e as receitas na contabilidade.

Organizar a gestão de custos na sua empresa contábil é de extrema importância para o sucesso do seu negócio. A seguir, vou mostrar 3 pontos importantes que as empresas contábeis brasileiras estão trabalhando para reduzirem custos. Sobre esses assuntos, podemos dar aula para os escritórios dos Estados Unidos e Europa.

Os custos com salários não devem representar mais de 35% da receita bruta

Dentro de uma empresa é normal pensar quanto a folha de pagamento pode pesar com relação às vendas. Isso vai depender do tamanho da empresa e do tamanho do quadro de funcionários.

Numa empresa de serviços, como a contabilidade, é comum que essa folha de pagamento tenha uma representatividade maior.

Nos mais de mil escritórios de contabilidade que acompanhei, no Workshop Contador 2.0, ou em mentorias personalizadas, identifiquei que esse valor representar de 30% a 60% da receita.

Para aumentar a eficiência na relação custo de salários/receita total, não há fórmula mágica! Posso citar alguns pontos importantes que muitos empreendedores contábeis já estão aplicando no Brasil e que servem de lição para o mundo todo:

1. Estruturação de processos no escritório contábil

Existem programas para implantação de sistemas de qualidade específicos para escritórios de contabilidade como os do SESCON/SP e SESCAP/CE. A utilização destas metodologias reduz os custos causados pelo retrabalho e erros operacionais. Em geral, estes programas concedem a Certificação ISO 9001:2008.

A expressão ISO 9000 designa um grupo de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para organizações em geral, qualquer que seja o seu tipo ou dimensão.

ISO é uma organização não-governamental fundada em 1947, em Genebra, e hoje presente em cerca de 189 países. A sua função é a de promover a normatização de produtos e serviços, para que a qualidade dos mesmos seja permanentemente melhorada. Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/ISO_9000

2. Atuação do escritório de contabilidade focada em nichos de mercado

Focar em nichos, ou segmentos de mercado, é uma poderosa estratégia para se otimizar a linha de produção de informações contábeis, trabalhistas e tributárias. Contudo, isso não é trabalho para amadores. É preciso estudo das técnicas de marketing para não colocar tudo a perder. É normal que leigos acreditem que segmentar é só atender empresas de um determinado ramo de atividade. Na realidade, o processo é bem mais sofisticado. Uma boa segmentação envolve a análise de características geográficas, demográficas e de uso dos serviços. Então, no caso de segmentação para escritórios de contabilidade, é imprescindível compreender qual é o nível de maturidade empresarial do público alvo, qual o perfil deste público quanto à adoção de tecnologias, quais as expectativas do mercado escolhido quanto ao uso dos serviços contábeis. Enfim, para atuar de forma nichada, o empresário contábil precisa estruturar bem seu plano estratégico com apoio de especialistas em marketing.

3. Uso intensivo de tecnologia da informação no escritórios contábeis

Escritórios de contabilidade, desde os anos 1980 vêm passando por transformações tecnológicas e metodológicas. Primeiro sugiram os sistemas DOS que automatizaram as tarefas de escrituração contábil, fiscal e processamento da folha de pagamentos. Até o início da década de 1990, esta automação de processos operacionais ajudou a melhorar a produtividade dos departamentos isoladamente. Após o lançamento dos sistemas em Windows, houve um novo ganho de produtividade decorrente de dois fatores. O primeiro foi a integração de dados entre os departamentos, por exemplo, após o fechamento da folha de pagamentos, os lançamentos contábeis decorrentes desta atividade já poderiam ser incluídos automaticamente no sistema. O segundo aumento ocorreu pela introdução de controles e de ferramentas de produtividade nos sistemas.

Atualmente, no mundo conectado, dinâmico e imediatista das redes sociais e mensagens instantâneas, o salto de produtividade ocorrerá com a integração real entre empresas e escritórios. Quanto mais os clientes utilizarem sistemas de gestão em nuvem para realizarem suas operações cotidianas, mais automatizada será esta integração. Compras, vendas, estoques, bancos, recebimento e pagamentos sendo registrados em tempo real nos sistemas ERP que têm a base tecnológica em nuvem, podem ser escriturados de forma automática pelos sistemas do escritório de contabilidade. Este processo de conexão de sistemas é chamado de Contabilidade Digital.

Outro ganho de produtividade atualmente possível graças à tecnologia está relacionado com o atendimento aos clientes. Sistemas de CRM e Help Desk atuam para reduzir custos de erros e retrabalhos. Além de ajudarem muito a melhorar a experiência do cliente ao usar os serviços contábeis.

Ainda no aspecto tecnológico há muita inovação acontecendo. Nos próximos anos o open banking e a inteligência artificial prometem grandes ganhos de produtividade ao “robotizarem” tarefas como: conciliação bancária, cálculo de tributos e geração de obrigações acessórias.

#Dica extra: encontrar e manter bons funcionários para o trabalho na contabilidade

Há muitos empresários do setor contábil no Brasil investindo muito em recursos humanos. Esta é uma estratégia distintiva de uma empresa bem sucedida. A crescente inovação na contabilidade vem repaginando o valor do serviço contábil, tornando-o altamente estratégico e consultivo. Para elevar o serviço nos escritórios de contabilidade, os contadores precisam contar com uma equipe de alto desempenho.

Uma vez por ano organizo uma turma de empresários da contabilidade para conhecer o modelo de gestão e liderança da Disney, em Orlando. Assim como as grandes empresas do setor, como a PwC, estes líderes buscam aprimorar suas equipes.

“A Magia da Liderança Inovadora foi o divisor de águas em minha jornada como contador e empresário. Além dos instrutores de alto nível, ampliei minha rede de contatos. Conheci empresários bem-sucedidos, que compartilharam suas experiências. Compreendi como o propósito e a cultura empresarial são importantíssimos para o sucesso de qualquer empreendimento. Aprendi o que é funcionário engajado e o que é força de venda ativa, sem ser agressiva. Já surgiram os primeiros ganhos.Ao colocar em prática o conhecimento adquirido, surgiram duas possibilidades de novos negócios.” Adão Magno F. Santiago – Virtude contabilidade – BH/MG

O contador 2.0 é aquele profissional que está atento a tudo e a todos. Para ele, identificar e motivar os talentos a se auto-desafiar, alcançando resultados além do esperado, é a melhor maneira de motivar a equipe a alcançar um alto desempenho em todas as áreas do escritório.

Com a tecnologia na contabilidade os talentos vêm se mostrando como pessoas curiosas, que pesquisam e buscam conhecimento, podem ser formadores de opinião, motivadores e altamente prestativos. É preciso identificar esses profissionais dentro do escritório. E isso também provoca o desafio de alcançar a constante excelência nos outros colaboradores.

E para motivar e reter esses profissionais, não é só o salário que conta não. Horários flexíveis, berçário, bônus de produção são alguns benefícios oferecidos por uma empresa bem sucedida. E cada vez mais empreendedores brasileiros estão enxergando os benefícios como pontos de atenção também para empresas contábeis.

Com o objetivo de reter talentos e aumentar a produtividade e o comprometimento da equipe, companhias disponibilizam áreas de lazer, licença maternidade e paternidade estendida, assistência psicológica e jurídica.

“Se você cuida de seus empregados, eles cuidarão de seu negócio” Richard Branson, fundador do Grupo Virgin.

E porque uma equipe de alto desempenho impacta na organização dos custos e receitas da sua empresa contábil? Por que ela tende a ser muito mais produtiva e inovadora, gerando mais resultados, com menos custo! Além de reduzir faltas e desligamentos, que também impactam diretamente nos custos do escritório, seja com verbas trabalhistas, seja na busca e capacitação de novos profissionais.

Empreendedorismo contábil de alto nível: do Brasil para o mundo!

O empresário contábil brasileiro já acompanha de perto as inovações tecnológicas e metodológicas que viabilizam a redução de seus custos. Posso garantir que há excelentes empreendedores no setor contábil em todos os cantos do Brasil. De norte a sul, capital e interiores. Sempre que vou a uma cidade realizar um workshop me surpreendo com a qualidade empresarial de alguns empreendedores da contabilidade. Claro que ainda há muita gente esperando por tabelas de preço de honorários, uma nova obrigação fiscal, ou algum milagre que possa reduzir seus custos ou aumentar suas receitas.

Mas eu tenho certeza que você que está lendo este artigo não está parado. Posso garantir que você não deposita a responsabilidade do sucesso do seu negócio em terceiros.

Você é gente que faz e que mostra para o mundo o alto nível do empreendedorismo contábil no Brasil!