Otimizar reuniões de trabalho pode gerar melhores resultados

Encontros são importantes para criar novas ideias, ajustar metas, fechar negócios ou gerar interação entre os colaboradores sobre planos e projetos

Reuniões devem ser momentos de troca para criar novas ideias, ajustar metas, fechar negócios ou gerar interação entre os colaboradores sobre planos e projetos. Mesmo sendo uma parte essencial do ambiente empresarial, contudo, dependendo de sua condução, esses encontros podem ser considerados improdutivos e frustrantes. No entanto, se forem otimizados e bem gerenciados, eles se tornam ferramentas para gerar melhores resultados, aumentar a colaboração entre equipes e manter todos alinhados com os objetivos da empresa.

De acordo com um estudo conduzido pela Igloo Software, quase metade dos entrevistados (47%) afirmam que as reuniões, em geral, são improdutivas. Este resultado sugere que muitas empresas ainda precisam melhorar suas práticas de grupo para torná-las mais eficazes.

Desejar que as reuniões sejam mais produtivas não é suficiente. É preciso agir e implementar mudanças concretas para otimizar esse tipo de encontro e evitar que sejam desperdiçados tempo e recursos. Alguns métodos para otimizar as reuniões incluem definir uma agenda clara, limitar o tempo de duração e envolver apenas as pessoas necessárias para o assunto em pauta.

A melhoria das reuniões é importante não só para aumentar a produtividade, mas também para a satisfação dos colaboradores, já que muitos deles consideram reuniões improdutivas como um dos principais fatores de desmotivação no trabalho. A técnica do brainstorming, por exemplo, pode ser uma alternativa de ferramenta para gerar ideias criativas e soluções para problemas empresariais.

Mas para que uma reunião de chuva de ideias seja produtiva, é necessário que todos os participantes saibam o que é brainstorming. O conhecimento das técnicas usadas para cada tipo de reunião é essencial para seu bom desempenho.

Pensando em como melhorar a dinâmica das reuniões, artigos de empresas e portais especializados nos mais diversos assuntos ligados ao universo empresarial, como a revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios e a Catho, elencam motivos comuns que tornam as reuniões mais longas do que o necessário. Além disso, são indicadas ações que podem ser implementadas para solucionar o problema.

Reunião apenas quando for, de fato, necessário

A perda de tempo com reuniões é um conhecido desafio à produtividade no ambiente de trabalho. Por isso, é importante implementar medidas para evitar encontros improdutivos e garantir que o tempo seja utilizado da melhor forma.

Uma das estratégias recomendadas é cancelar reuniões desnecessárias. Embora esses momentos sejam importantes para tratar de temas complexos e estimular a criatividade, muitas vezes tornam-se desnecessários quando a única finalidade é compartilhar informações. Nesses casos, outras opções, como relatórios de status escritos ou atualizações on-line, podem ser mais eficientes.

Outra sugestão é estabelecer um dia livre de reuniões. Isso porque agendas cheias dessas atividades podem atrapalhar o trabalho intenso e o momento de concentração necessário para resolver problemas e projetos importantes. Ao liderar uma iniciativa que mantenha os calendários do time livres de reuniões em determinados dias da semana, é possível garantir que os funcionários tenham tempo para focar em suas tarefas e aumentar o engajamento.

Determinar um objetivo para o encontro é fundamental

Segundo artigo publicado na revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios, é importante iniciar o processo de reunião com antecedência, fazendo anotações sobre o que precisa ser abordado, em vez de criar uma pauta de última hora. Ter um roteiro claro proporciona transparência aos participantes e os mantém atualizados.

A dica é ter essa pauta em um local de acesso geral, como uma ferramenta de gestão de projetos, para conectar facilmente seus itens às tarefas e aos cronogramas da atividade. Além disso, é importante incluir na programação da reunião blocos de tempo para não prolongar demasiadamente determinado tópico.

Informar o tema aos participantes antes da reunião também é fundamental para que eles possam se preparar. Isso é especialmente importante para colaboradores e parceiros comerciais.

Caso a ideia seja dedicar um tempo para também construir laços entre a equipe, é possível reservar os primeiros cinco minutos, por exemplo, para conversas informais, sem deixar que assuntos importantes fiquem de fora.

Cada minuto importa para manter o foco e a motivação

Como o tempo é um recurso valioso que não pode ser recuperado quando perdido, é importante gerenciá-lo com sabedoria, especialmente quando se trata de reuniões de negócios. Pesquisas indicam que a duração média das reuniões é de cerca de 50 minutos, mas isso não significa que todas precisam seguir esse prazo.

Para garantir um momento produtivo e eficaz, é essencial estimar quanto tempo será necessário para abordar cada tópico e adicionar os horários correspondentes. Dessa forma, o profissional responsável consegue escolher a duração total da reunião de forma adequada. Se for preciso apenas 15 minutos, então esse será o tempo que deve ser reservado. Caso seja necessário mais tempo para cobrir todos os pontos importantes, estender a reunião para 45 minutos ou mais, por exemplo, é uma opção.

Ao estabelecer uma agenda clara e concisa, os participantes sabem exatamente o que esperar e quanto tempo será dedicado à atividade. Isso permite que todos se concentrem em suas tarefas, sem se distrair ou perder tempo em assuntos irrelevantes. Assim, manter um senso de urgência ajuda a garantir que os itens da pauta sejam abordados, evitando a necessidade de agendar uma reunião para discutir o que foi deixado de lado.